Chị Nguyễn Thị Thu Hương giao gì cho trợ lý AI?
Chị Nguyễn Thị Thu Hương có một nguyên tắc nghề rất cứng: nghề Dược dính trực tiếp tới tính mạng người bệnh, nên chị tìm hiểu kỹ rồi mới quyết, và không làm theo kiểu thử nghiệm.
Vậy mà chính người ấy lại quyết định giao một phần việc hằng ngày của mình cho trợ lý AI.
Tôi dừng lại ở chỗ này khá lâu. Một trưởng khoa Dược hơn ba mươi năm trong nghề, ở một bệnh viện hơn nghìn giường, không phải người thích cái mới cho vui. Chị chọn làm thì hẳn chị đã nhìn ra một chỗ mà không làm thì còn rủi ro hơn.
Bốn tiếng mỗi ngày cho giấy tờ
Chị Hương là Dược sĩ chuyên khoa I, Trưởng khoa Dược Bệnh viện Việt Nam - Thụy Điển Uông Bí. Khoa của chị hơn bốn mươi người, chia bảy bộ phận. Chị còn phụ trách Ban mua sắm hai mươi mốt thành viên. Mỗi năm khoảng ba trăm gói thầu, mỗi tháng thêm chừng ba mươi đề xuất mua bổ sung, đột xuất.
Việc ngốn của chị nhiều nhất là rà tờ trình, quyết định, văn bản mua sắm. Mỗi tuần vài trăm văn bản, mỗi ngày khoảng bốn giờ đọc, góp ý, sửa. Lỗi gặp hoài chỉ có ba kiểu: câu chữ trong mẫu không khớp với thứ đang mua; văn bản trước và văn bản sau không đồng bộ; các bước của một gói thầu bị chậm.
Đọc tới ba kiểu lỗi này, tôi hiểu vì sao chị chọn AI. Đây không phải lỗi cần tới ba mươi năm kinh nghiệm mới thấy. Đây là lỗi lặp, lỗi đối chiếu, loại lỗi mà người giỏi nhất cũng bỏ sót khi đã đọc tới văn bản thứ hai trăm trong tuần. Bốn giờ mỗi ngày của một trưởng khoa Dược đang bị tiêu vào việc so chữ.
Giao đúng việc, giữ đúng phần của mình
Cách chị giao việc cho trợ lý làm tôi để ý nhất, vì nó rất giống cách một người quản lý giỏi giao việc cho người mới.
Chị không bảo AI "làm hồ sơ thầu cho tôi". Chị giao ba việc, rõ ràng:
- Đọc văn bản trong từng gói thầu của từng bạn nhân viên, xem các văn bản có thống nhất với nhau không, đối chiếu với Luật Đấu thầu, Luật Dược và các văn bản liên quan.
- Lập tiến độ cho từng gói, theo đề xuất, quy trình và hình thức mua sắm, rồi gửi lời nhắc việc hằng tuần vào sáng thứ Năm.
- Lập bảng phân công cho từng bộ phận trong khoa, theo dõi tiến độ, nhất là bộ phận Cung ứng và bộ phận Dược lâm sàng.
Phần quyết định vẫn nằm ở chị. Mục tiêu chị đặt ra không phải là bỏ hẳn việc rà văn bản, mà là rút từ bốn giờ xuống còn một tới hai giờ mỗi ngày. Nghĩa là chị vẫn đọc, vẫn ký, chỉ là đọc sau khi trợ lý đã lọc trước. Người không làm theo kiểu thử nghiệm thì giao việc cũng có giới hạn.
Chi tiết nói lên con người chị
Có một dòng nhỏ trong cách chị muốn trợ lý làm việc mà tôi nghĩ nhiều người sẽ đọc lướt qua: trợ lý phải ghi chú thẳng lên văn bản để nhân viên tự sửa được.
Nếu chỉ muốn nhanh, chị có thể bảo trợ lý sửa luôn cho xong. Chị không chọn vậy. Chị muốn từng bạn trong Ban mua sắm thấy mình sai ở đâu và tự sửa, để lần sau không sai nữa. Trợ lý ở đây không làm thay nhân viên, mà làm người kèm.
Cái này khớp với nguyên tắc quản lý chị tự đặt cho mình: "Trưởng khoa dược cần nắm bắt được công việc của từng bộ phận, thấu hiểu, đồng cảm, quan tâm đến nhân viên." Chị cũng thẳng thắn kể một sai lầm cũ: có lúc quá bận, chị tin một số bạn mà lơi việc kiểm tra, bạn làm sai và chị bị lãnh đạo nhắc. Tôi đọc hai chuyện này cạnh nhau thì thấy rõ chị đang dùng AI để vá đúng chỗ đó. Không phải để bớt tin người, mà để có thời gian kiểm tra mà vẫn tin được người.
Nhìn từ công ty của tôi
Tôi làm nội thất, quy mô khác, nghề khác, nhưng tôi đang đi đúng con đường chị Hương đang đi.
Trước đây báo cáo các phòng gửi qua Zalo, tôi mở từng file ra xem. Giờ tôi nạp tài liệu công ty vào bộ não thứ hai, có một trợ lý đọc hộ báo cáo, tóm tắt họp, nhắc việc, mỗi sáng gửi tôi một tin. Có lần trợ lý rà lại báo giá, dự toán cũ của các dự án và đánh dấu mấy chỗ nghi cộng sai, rồi gửi danh sách cho phòng báo giá kiểm lại. Những chỗ ấy không phải người trong phòng không biết làm. Chỉ là người đọc tới bảng thứ mấy chục thì mắt đã mỏi.
Tôi rút ra giống chị Hương: AI làm tốt nhất ở những việc đối chiếu, lặp, đọc nhiều. Người quản lý giữ phần cân nhắc, phần quyết, và phần con người. Ở nghề của chị, cái giá của một văn bản sai là một gói thuốc về chậm cho người bệnh. Ở nghề của tôi, là một hạng mục làm lại trong nhà khách. Cả hai đều đáng để có thêm một đôi mắt đọc trước.
Người dám đổi thói quen từ lâu
Đọc hồ sơ chị, tôi thấy đây không phải lần đầu chị đổi một cách làm quen thuộc. Hồi còn ở phòng Kế hoạch tổng hợp, chị làm chủ nhiệm đề án dùng kháng sinh dự phòng trong phẫu thuật: một liều duy nhất trước mổ, thay cho bảy tới mười ngày như thường quy. Chị nêu tên một khoa chưa làm tốt trong báo cáo, và hôm sau bị bác sĩ trưởng khoa đó xuống mắng. Chị vẫn làm tiếp, lên tận khoa ấy hỗ trợ. Tỷ lệ áp dụng đi từ 18% năm 2016 lên 88% năm 2018.
Người từng đổi được thói quen dùng kháng sinh của cả một bệnh viện thì đổi cách đọc văn bản của chính mình chắc không khó. Cái khó của chị chưa bao giờ là công cụ. Cái khó là giữ cho mọi bước đều đúng, và chị đang dùng công cụ mới để giữ điều cũ ấy.
Lời chúc cho ba tháng tới
Chị đặt mục tiêu rất cụ thể: thời gian rà văn bản còn một tới hai giờ mỗi ngày, trên chín mươi phần trăm gói thầu đủ nội dung, đúng tiến độ, và chị giám sát được kế hoạch của cả đơn vị. Tôi chúc chị đạt đủ cả ba. Hai tiếng mỗi ngày lấy lại được, tôi đoán chị sẽ dành cho đúng câu chị giữ suốt mấy chục năm: "Nghiêm túc trong thực hiện công việc của mình, say mê với nghề mình đã chọn."
